Política de Privacidade e Tratamento de Dados Pessoais

Informações de conta: Ao se cadastrar como usuário da plataforma, coletamos seu nome, e-mail, número de telefone (opcional), nome da empresa, dados de faturamento e senha criptografada.

Informações de uso: Registramos as ações realizadas na plataforma: documentos criados, signatários adicionados, documentos assinados ou rejeitados, e logs de acesso ao painel (IP, dispositivo, data e resultado).

Informações de signatários: Quando você envia um documento para assinatura, coletamos os dados dos signatários que você nos fornece: nome, e-mail e, se você ativar a notificação por celular, número de telefone. Os signatários não precisam criar uma conta no CodSign para assinar.

Evidência técnica do processo de assinatura: Para cada assinatura, coletamos e conservamos a evidência que sustenta sua validade: endereço IP, tipo de dispositivo, sistema operacional, navegador e user agent, data e hora exatas de cada evento (envio, abertura, assinatura, rejeição), a imagem ou o traço da assinatura manuscrita capturada, e a impressão criptográfica (hash SHA-256) do documento original e do documento assinado.

Códigos de verificação: Quando a verificação por SMS ou WhatsApp está ativada, geramos um código de uso único enviado ao número declarado do signatário para confirmar que quem assina tem controle do meio de recebimento.

Informações de pagamento: Os pagamentos são processados por gateways externos (Wompi, PayPal). O CodSign não armazena dados de cartão de crédito ou informações bancárias diretamente.

Cookies e dados de navegação: Usamos cookies técnicos necessários para o funcionamento da plataforma e cookies de análise (anônimos) para melhorar a experiência. Você pode gerenciar os cookies nas configurações do seu navegador.

Usamos as informações coletadas para:

Prestação do serviço: Enviar documentos, notificações (e-mail, SMS, WhatsApp), lembretes automáticos e gerenciar o ciclo de vida de cada documento.

Verificação e certificação: Confirmar a identidade declarada de cada signatário, gerar o certificado de auditoria de cada documento e habilitar sua verificação pública por código ou código QR.

Segurança: Detectar acessos não autorizados, prevenir fraudes e manter a integridade da trilha de auditoria.

Faturamento: Processar pagamentos, gerar faturas e manter o histórico de transações.

Melhoria do produto: Analisar o uso agregado e anônimo da plataforma para melhorar funcionalidades e experiência do usuário.

Comunicações: Enviar novidades do produto, atualizações de segurança ou informações relevantes. Você pode cancelar a inscrição a qualquer momento.

Quando você usa o CodSign para enviar um documento para assinatura, você — como remetente — atua como Controlador dos dados pessoais de seus signatários (nome, e-mail, telefone) que nos fornece, e declara possuir a autorização ou base legal necessária para compartilhar esses dados conosco com a finalidade exclusiva de gerenciar o processo de assinatura.

Em relação a esses dados, a Codweb SAS atua como Operadora do tratamento por conta do remetente. Além disso, na condição de controladora direta, a Codweb SAS coleta e conserva a evidência técnica de auditoria (IP, dispositivo, data e hora, impressão do documento) que a própria plataforma gera como parte do serviço de certificação.

Antes de assinar, cada signatário deve aceitar expressamente o tratamento de seus dados pessoais conforme esta Política por meio da caixa de consentimento apresentada no processo de assinatura. Essa aceitação constitui a autorização exigida pela Lei 1581 de 2012 para os dados que o CodSign processa diretamente.

O CodSign não vende, aluga ou compartilha suas informações pessoais com terceiros para fins publicitários ou comerciais. Compartilhamos informações apenas nos seguintes casos:

Prestadores de serviço: Empresas que apoiam nossa operação: gateways de pagamento (Wompi, PayPal), infraestrutura em nuvem, e provedores de mensageria SMS e API do WhatsApp Business (como a Infobip). Esses provedores acessam apenas as informações necessárias para prestar o serviço.

Requisitos legais: Quando exigido por autoridades competentes, ordens judiciais ou para cumprir obrigações legais aplicáveis na Colômbia.

Transferência de negócio: Em caso de fusão, aquisição ou venda de ativos, os dados podem ser transferidos ao novo titular sob as mesmas condições de privacidade.

Alguns de nossos provedores de infraestrutura em nuvem e de mensageria podem armazenar ou processar informações fora da Colômbia. Nesses casos, adotamos medidas contratuais e técnicas razoáveis para exigir níveis de proteção adequados e compatíveis com a Lei 1581 de 2012, mesmo quando o país de destino não possua declaração de conformidade da Superintendência de Indústria e Comércio da Colômbia.

Suas informações são armazenadas em servidores seguros com acesso restrito. Implementamos as seguintes medidas de segurança:

Criptografia: Todas as comunicações usam HTTPS/TLS. As senhas são armazenadas com hash seguro (bcrypt ou equivalente).

Certificação de documentos: Cada documento assinado é selado com o certificado digital próprio da plataforma (padrão PKCS#7) e recebe uma impressão SHA-256, o que permite detectar qualquer alteração posterior.

Controle de acesso: Acesso por função (Administrador / Colaborador) com registro de auditoria de cada ação.

Autenticação forte: Suporte a 2FA com aplicativos como o Google Authenticator.

Registros de acesso: Log de todos os logins com IP, dispositivo e resultado para detecção de acessos não autorizados.

Mascaramento na verificação pública: A página pública de verificação de um documento exibe os dados dos signatários parcialmente ocultos (por exemplo, o e-mail), para proteger suas informações pessoais perante terceiros.

Retenção: Conservamos os documentos e dados associados enquanto sua conta estiver ativa. Você pode solicitar a qualquer momento a exclusão ou anonimização de seus dados pessoais escrevendo para [email protected]; atenderemos sua solicitação dentro dos prazos legais indicados na seção "Seus direitos", salvo obrigação legal de conservação ou necessidade de preservar a evidência de auditoria de documentos já assinados para fins probatórios.

Diante de qualquer incidente que comprometa a segurança dos dados pessoais que administramos e que represente um risco real para a informação de nossos usuários, notificaremos a Superintendência de Indústria e Comércio da Colômbia dentro dos prazos exigidos por lei, e os titulares afetados quando cabível, informando a natureza do incidente, os dados envolvidos e as medidas adotadas para mitigá-lo.

De acordo com a Lei 1581 de 2012 e o Decreto 1377 de 2013 da Colômbia, como titular de seus dados pessoais você tem direito a:

Conhecer, atualizar e retificar: Seus dados pessoais perante nós, especialmente se forem parciais, inexatos, incompletos ou estiverem desatualizados.

Solicitar prova da autorização: Concedida para o tratamento de seus dados, salvo quando a lei o isentar desse requisito.

Ser informado: Sobre o uso que demos aos seus dados pessoais, mediante solicitação.

Revogar a autorização e/ou solicitar a exclusão: Do dado, quando não forem respeitados os princípios, direitos e garantias constitucionais e legais, salvo quando exista um dever legal ou contratual de conservá-lo.

Acessar gratuitamente: Seus dados pessoais que tenham sido objeto de tratamento.

Apresentar reclamações: Perante a Superintendência de Indústria e Comércio (SIC) da Colômbia por infrações à normativa de proteção de dados pessoais, uma vez esgotado o trâmite de consulta ou reclamação perante nós.

Para exercer qualquer um desses direitos, escreva para [email protected] com o assunto "Direitos de dados pessoais". Responderemos dentro dos prazos legais (10 dias úteis para consultas, 15 dias úteis para reclamações).

Cookies técnicos: Necessários para o funcionamento da plataforma (sessão, autenticação). Não podem ser desativados.

Cookies de análise: Usados para entender como os usuários interagem com a plataforma (dados anônimos e agregados). Podem ser desativados no navegador.

Cookies de terceiros: Alguns serviços integrados (gateways de pagamento, suporte) podem definir seus próprios cookies sujeitos às suas políticas de privacidade.

O CodSign não é direcionado a menores de 18 anos. Não coletamos intencionalmente dados de menores. Se descobrirmos que coletamos dados de um menor sem o consentimento de seu representante legal, os excluiremos imediatamente.

Podemos atualizar esta Política periodicamente. Quando o fizermos, atualizaremos a data de "última atualização" no início deste documento e, em caso de mudanças significativas, notificaremos por e-mail ou por um aviso destacado na plataforma.

Se tiver dúvidas ou desejar exercer seus direitos sobre dados pessoais, entre em contato:

Empresa: Codweb SAS

CNPJ/NIT: 901144915-0

E-mail: [email protected]

WhatsApp: +57 304 645 0798

Localização: Medellín, Antioquia, Colômbia