Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Información de cuenta: Al registrarte como usuario de la plataforma, recopilamos tu nombre, correo electrónico, número de teléfono (opcional), nombre de empresa, datos de facturación y contraseña encriptada.

Información de uso: Registramos las acciones realizadas en la plataforma: documentos creados, firmantes agregados, documentos firmados o rechazados, y accesos al panel (IP, dispositivo, fecha y resultado).

Información de firmantes: Cuando envías un documento para firma, recopilamos los datos de los firmantes que tú nos proporcionas: nombre, correo electrónico y, si eliges notificación por celular, número de teléfono. Los firmantes no necesitan crear una cuenta en CodSign para firmar.

Evidencia técnica del proceso de firma: Para cada firma recopilamos y conservamos la evidencia que sustenta su validez: dirección IP, tipo de dispositivo, sistema operativo, navegador y agente de usuario, fecha y hora exactas de cada evento (envío, apertura, firma, rechazo), la imagen o el trazo de la firma manuscrita capturada, y la huella criptográfica (hash SHA-256) del documento original y del documento firmado.

Códigos de verificación: Cuando se activa la verificación por SMS o WhatsApp, generamos un código de un solo uso que se envía al número declarado del firmante para confirmar que quien firma tiene control del medio de recepción.

Información de pago: Los pagos son procesados por pasarelas externas (Wompi, PayPal). CodSign no almacena datos de tarjetas de crédito ni información bancaria directamente.

Cookies y datos de navegación: Usamos cookies técnicas necesarias para el funcionamiento de la plataforma y cookies de análisis (anónimas) para mejorar la experiencia. Puedes gestionar las cookies desde la configuración de tu navegador.

Utilizamos la información recopilada para:

Prestación del servicio: Enviar documentos, notificaciones (correo, SMS, WhatsApp), recordatorios automáticos y gestionar el ciclo de vida de cada documento.

Verificación y certificación: Confirmar la identidad declarada de cada firmante, generar el certificado de auditoría de cada documento y habilitar su verificación pública mediante código o código QR.

Seguridad: Detectar accesos no autorizados, prevenir fraude y mantener la integridad del historial de auditoría.

Facturación: Procesar pagos, generar facturas y mantener el historial de transacciones.

Mejora del producto: Analizar el uso agregado y anónimo de la plataforma para mejorar funcionalidades y experiencia de usuario.

Comunicaciones: Enviarte novedades del producto, actualizaciones de seguridad o información relevante. Puedes darte de baja en cualquier momento.

Cuando usas CodSign para enviar un documento a firmar, tú —como remitente— actúas como Responsable del Tratamiento de los datos personales de tus firmantes (nombre, correo, teléfono) que nos suministras, y declaras contar con la autorización o la base legal necesaria para compartir esos datos con nosotros con el fin exclusivo de gestionar el proceso de firma.

Frente a esos datos, Codweb SAS actúa como Encargado del Tratamiento por cuenta del remitente. Adicionalmente, en su condición de responsable directo, Codweb SAS recopila y conserva la evidencia técnica de auditoría (IP, dispositivo, fecha y hora, huella del documento) que la propia plataforma genera como parte del servicio de certificación.

Antes de firmar, cada firmante debe aceptar expresamente el tratamiento de sus datos personales conforme a esta Política mediante la casilla de consentimiento dispuesta en el proceso de firma. Esa aceptación constituye la autorización exigida por la Ley 1581 de 2012 para los datos que CodSign procesa directamente.

CodSign no vende, arrienda ni comparte tu información personal con terceros con fines publicitarios o comerciales. Compartimos información únicamente en los siguientes casos:

Proveedores de servicio: Empresas que nos apoyan en la operación: pasarelas de pago (Wompi, PayPal), infraestructura de nube (servidores), y proveedores de mensajería SMS y WhatsApp Business API (como Infobip). Estos proveedores solo acceden a la información necesaria para prestar el servicio.

Requerimientos legales: Cuando sea requerido por autoridades competentes, órdenes judiciales o para cumplir obligaciones legales aplicables en Colombia.

Transferencia de negocio: En caso de fusión, adquisición o venta de activos, los datos podrían ser transferidos al nuevo titular bajo las mismas condiciones de privacidad.

Algunos de nuestros proveedores de infraestructura de nube y de mensajería pueden almacenar o procesar información fuera de Colombia. En esos casos adoptamos medidas contractuales y técnicas razonables para exigir niveles de protección adecuados y compatibles con la Ley 1581 de 2012, incluso cuando el país de destino no cuente con declaración de conformidad de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Tu información es almacenada en servidores seguros con acceso restringido. Implementamos las siguientes medidas de seguridad:

Encriptación: Todas las comunicaciones usan HTTPS/TLS. Las contraseñas se almacenan con hash seguro (bcrypt o similar).

Certificación de documentos: Cada documento firmado se sella con el certificado digital propio de la plataforma (estándar PKCS#7) y se le calcula una huella SHA-256, lo que permite detectar cualquier alteración posterior.

Control de acceso: Acceso por rol (Administrador / Colaborador) con registro de auditoría de cada acción.

Autenticación fuerte: Soporte para 2FA (autenticación de dos factores) con aplicaciones como Google Authenticator.

Registros de acceso: Log de todos los inicios de sesión con IP, dispositivo y resultado para detección de accesos no autorizados.

Enmascaramiento en verificación pública: La página pública de verificación de un documento muestra los datos de los firmantes parcialmente ocultos (por ejemplo, el correo electrónico), para proteger su información personal frente a terceros.

Retención: Conservamos los documentos y datos asociados mientras tu cuenta esté activa. Puedes solicitar en cualquier momento la eliminación o anonimización de tus datos personales escribiéndonos a [email protected]; atenderemos tu solicitud dentro de los plazos legales indicados en la sección "Tus derechos", salvo que exista una obligación legal de conservación o la necesidad de conservar la evidencia de auditoría de documentos ya firmados con fines probatorios.

Ante cualquier incidente que comprometa la seguridad de los datos personales que administramos y que constituya un riesgo real para la administración de la información de nuestros usuarios, notificaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los plazos que exige la ley, y a los titulares afectados cuando corresponda, informando la naturaleza del incidente, los datos comprometidos y las medidas adoptadas para mitigarlo.

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, como titular de tus datos personales tienes derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar: Tus datos personales frente a nosotros, en especial si son parciales, inexactos, incompletos o están desactualizados.

Solicitar prueba de la autorización: Otorgada para el tratamiento de tus datos, salvo que la ley te exima de este requisito.

Ser informado: Sobre el uso que le hemos dado a tus datos personales, previa solicitud.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión: Del dato, cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlo.

Acceder de forma gratuita: A tus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Presentar quejas: Ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa de protección de datos personales, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, escríbenos a [email protected] con el asunto "Derechos de datos personales". Responderemos dentro de los plazos legales (10 días hábiles para consultas, 15 días hábiles para reclamos).

Cookies técnicas: Necesarias para el funcionamiento de la plataforma (sesión, autenticación). No pueden desactivarse.

Cookies de análisis: Usadas para entender cómo los usuarios interactúan con la plataforma (datos anónimos y agregados). Puedes desactivarlas desde tu navegador.

Cookies de terceros: Algunos servicios integrados (pasarelas de pago, soporte) pueden establecer sus propias cookies sujetas a sus políticas de privacidad.

CodSign no está dirigido a menores de 18 años. No recopilamos intencionalmente datos de menores. Si descubrimos que hemos recopilado datos de un menor sin consentimiento de su representante legal, los eliminaremos de inmediato.

Podemos actualizar esta Política periódicamente. Cuando lo hagamos, actualizaremos la fecha de "última actualización" al inicio de este documento y, si los cambios son significativos, te notificaremos por correo electrónico o mediante un aviso destacado en la plataforma.

Si tienes preguntas, inquietudes o deseas ejercer tus derechos sobre tus datos personales, contáctanos:

Empresa: Codweb SAS

NIT: 901144915-0

Correo: [email protected]

WhatsApp: +57 304 645 0798

Ubicación: Medellín, Antioquia, Colombia